Olemme tarjonneet Katrina Taito -valmennusta asiakkaillemme jo vuoden ajan. Nyt on siis hyvä hetki muistella Lohjan seurakunnan kokemuksia valmennuksesta ja tutustua palveluun hieman tarkemmin!
Lohjan seurakunnassa perustettiin jo ennen Taito-valmennuksen alkamista oma nelihenkinen Katrina-johtotiimi. Tiimin jäsenistä toimistosihteeri Elina Spring ja hallintosihteeri Katri Stick olivat vuoden 2025 Katrina Seminaarissa muistelemassa valmennuksen alkamista: ”Lähdimme menemään jo tällä tiimillä eteenpäin. Sitten Katrinan puolelta tuli viesti, että heillä olisi Taito-valmennus tarjolla. Ajattelimme, että meidän olisi hyvä lähteä tähän valmennukseen mukaan”, Katri toteaa.
Ajankohta oli Lohjan seurakunnalle hyvä. Heillä oli valmennukseen sopiva tiimi jo valmiina ja halu saada Katrina-järjestelmästään kaikki mahdollinen hyöty. Elinan mukaan päätökseen vaikutti myös kiinnostus Katrina Asiointia kohtaan, sillä seurakunnan palveluita haluttiin saada verkon kautta varattaviksi.
Valmennus ei tuonut Lohjan seurakunnalle lisäkustannuksia sen sisältyessä automaattisesti Katrina Taito -koulutuspalveluun. Taito-palvelu oli jo valmiiksi Lohjan seurakunnalla käytössä. Katrina Taidon tilanneet asiakkaat pääsevät osallistumaan ympäri vuoden pyöriviin etäkoulutuksiin ja webinaareihin sekä käyttämään rajattomasti ohjevideokirjastoa. Kirjastosta löytyy sekä tallenteita Taito-koulutuksista että lyhyitä Katrinan käyttöä koskevia ohjevideoita sekä suomeksi että ruotsiksi.
Yksi Lohjan seurakunnan tavoitteista oli saada työntekijät käyttämään Taitoa enemmän. ”Tavoitteena oli lisätä henkilöstön tietoisuutta Taito-palvelusta ja siitä, että videoita voi tosiaan käydä hyödyntämässä ihan milloin tahansa. Halusimme saada porukan innostumaan tästä palvelusta!”, Elina kertoo.
Valmennukseen osallistuvalle seurakunnalle nimetään Katrinan puolelta aina yksi asiantuntija vastuuvalmentajaksi. Lohjan seurakunnan vastuuvalmentajana toimi Marcus Rautiainen, jonka kanssa tiimi määritteli aluksi omat tavoitteensa. Ideoita oli runsaasti, mutta lopulta lista saatiin karsittua viiteen tavoitteeseen, joita kannatti lähteä viemään sillä hetkellä eteenpäin. Taidon hyödyntämisen lisäksi tavoitteiksi listattiin Katrina-johtotiimin vastuiden selkeytys sekä henkilöstön parempi tietotaito Katrinan käytöstä. Tärkeäksi tavoitteeksi nousi myös luoda työvälineitä, joilla haluttuja asioita saataisiin vietyä rakentavalla tavalla eteenpäin.
Viidenneksi tavoitteekseen tiimi nimesi henkilöstön sitoutumisen Katrinan käytön edistämiseen ja yhdenmukaistamiseen seurakunnassa. Eri seurakuntien välillä on erilaisia tapoja ja pelisääntöjä Katrinan käytön suhteen. Joskus myös työntekijöillä saman seurakunnan sisällä voi olla erilaisia tapoja käyttää Katrinaa, mikä ei edistä järjestelmän tehokasta käyttöä. Valmennuksen myötä asiaa ryhdyttiin ratkomaan Lohjan seurakunnassa askel kerrallaan.
Katri mainitsee esimerkkinä tarjoiluvarauksen, jonka estoaikaa oli pidennetty käytännön syistä. Varausten tekijöiden oli hankala sopeutua uuteen tilanteeseen, minkä lisäksi kysymyksiä herättivät esimerkiksi toistuvaisvarausten muutokset. Tilanne ratkaistiin kutsumalla Katrinan kouluttaja Antti Kiviranta apuun: ”Antti piti meille koulutuksen omassa ympäristössämme keskittyen juuri niihin asioihin, joita olimme pyytäneet painottamaan”, Katri kertoo. ”Saimme myöhemmin keittiövastaavalta viestin, että koulutuksen vaikutus näkyi heillä heti!”
Mahdollisia kehitettäviä kohteita löytyi myös Taito-koulutuspalvelun avulla. Katri pyysi vastuuvalmentaja Marcusta tekemään heille Excelin, josta näki mitä ohjevideoita Lohjan seurakunnan työntekijät olivat käyneet eniten katsomassa. Excelin avulla oli helppo löytää aiheita, joihin kannatti panostaa. Taito-videot on koettu Lohjalla muutoinkin hyödyllisinä.
Esihenkilöiden rooli koulutusten onnistumisessa on merkittävä. ”On tärkeää saada esihenkilöt kertomaan alaisilleen miksi koulutukseen tulee osallistua”, Elina toteaa. ”Esihenkilöiden täytyy huolehtia siitä, että heidän alaisensa ovat ajan tasalla tehtävien, käytäntöjen ja sääntöjen osalta”. Joskus tiedon perille saaminen voi olla hieman hankalaa, mutta Katrilla on tähän niksi: ”Olen huomannut, että jos laitan tiedot liitteenä tai vähän pidempänä sähköpostina, niitä ei lueta. Kannattaa sen sijaan laittaa yksi lause yhdestä asiasta.”
Valmennus on koettu molemminpuolisena hyötynä. ”Te tunnette meidän organisaatiomme paremmin. Olemme päässeet tuomaan esiin juuri niitä tiettyjä asioita, joihin kaipasimme apua – ja saaneet ratkaisut niihin. Ihan pieniäkin juttuja, joista tarjoiluvaraus on hyvä esimerkki”, Katri toteaa. Elina mainitsee yhtenä valmennuksen myötä syntyneenä pienenä oivalluksena myös henkilöstökahvilan, joka järjestetään kerran kuussa. ”Paikalla on aina joku meidän Katrina-johtotiimistä, jos jollakulla on kysyttävää Katrinasta tai tarvitsee muuten apua. Olemme siellä helposti tavoitettavissa matalalla kynnyksellä.”
Ulkopuolisen läsnäolo on koettu Lohjan tiimissä hyödylliseksi. Esimerkiksi tiimin palavereita ei ole peruttu muiden menojen vuoksi niin helposti, ja aikataulut ovat pitäneet paremmin. Katrin mukaan vastuuvalmentaja Marcus on osannut nostaa esiin keskusteluista ne olennaisimmat asiat. ”Me kaikki neljä tiimiläistä ollaan Teamsissa äänessä, puhutaan ongelmasta ja pyöritään sen ympärillä. Ja tämä yksi siinä vieressä vetää asian yhteen ja tekee siitä koonnin. Siis ihan käsittämätöntä. Kiitos!”
Heräsikö kiinnostus Taito-valmennusta kohtaan? Voit lukea siitä klikkaamalla tästä tai laittamalla viestin osoitteeseen myynti.katrina@vitecsoftware.com
