Yhteistyössä on voimaa – siksi kehitämmekin Katrinaa yhdessä seurakuntien kanssa. Yksi viime vuoden makoisimmista yhteistöistä syntyi Seinäjoen seurakunnan kanssa, kun he kaipasivat Katrina Tarjoiluvaraukseen räätälöintiä tehostamaan tarjoilujen suunnittelua, tilaamista ja laskutusta. Vanhan sananlaskun mukaan liian monta kokkia pilaa helposti sopan, mutta tässä tapauksessa lopputulos oli oikein mieluinen!
Katrina Tarjoiluvaraus sisältyy Katrinan perusversioon – sen avulla seurakunnat voivat vastaanottaa, vahvistaa ja laskuttaa tarjoiluvaraukset helposti. Yksi Katrinan pitkäaikaisista käyttäjistä on Seinäjoen seurakunta, jonka ruokapalvelu- ja siivouspäällikkö Jaana Kujala muisteli vuoden 2025 Katrina Pääkäyttäjäpäivillä, miten he päätyivät pyytämään Tarjoiluvaraukseen omaa räätälöintiä.
Kujalan mukaan heillä oli keittiössä tilanne, jossa tietoja siirreltiin kolmen eri järjestelmän välillä. Kun asiakas teki tilauksen, sisäiset tiedot siirtyivät Katrinan kautta, mutta sähköinen tilausvahvistus ja sopimusehdot lähetettiin asiakkaalle erikseen. Laskutus toimi puolestaan Kipan kautta. ”Nämä prosessit veivät meillä paljon työaikaa, ja totta kai tietojen siirteleminen eri järjestelmien välillä turhautti, kun työpöydällä oli aina monta muutakin asiaa odottamassa”, Kujala toteaa. Myös inhimillisten erehdysten määrä kasvoi, ja esimerkiksi sopimusehdot saattoivat joskus jäädä lähettämättä. ”Me tiedostimme, että tämä toimintatapa ei ollut tehokas, mutta toisaalta meillä ei ollut työvälineitä asian ratkaisemiseen. Onneksi meillä oli kuitenkin hyvä yhteistyökumppani!”.
Seinäjoen seurakunnassa oli samaan aikaan meneillä työalan kehittämistyö, mikä kannusti osaltaan kehitysyhteistyön aloittamiseen. Henkilöstömäärä oli pienentynyt ja tehtäväkuvat osittain muuttuneet. ”Meidän oli pohdittava prosesseja, jotta saisimme niitä sujuvimmiksi ja vapautettua työaikaa siltä osin”.
Seurakunnalla oli jo ennen räätälöintiä käytössä menuehdotelmat, joista asiakkaat pystyivät tekemään valintoja. Jos asiakas valitsi vaikkapa lihakastikeaterian, se sisälsi paljon eri vaihtoehtoja, kuten salaatteja, lämpimiä lisukkeita ja kastikkeita. Osa vaihtoehdoista oli lisähinnoiteltuja suuremman työmäärän tai kalliimpien raaka-aineiden vuoksi.
Varaajalle lähetettyyn tarjoiluvarauslomakkeeseen saatiin lihakastikeateria omana rivinään pääasiallisine tietoineen, mutta keittiön esihenkilö kirjoitti aina vapaaselitekenttään tilauksen koko sisällön. ”Voitte kuvitella, että meillä on työntekijöiden kesken varsin monenmoista tietoteknistä osaamista. Kaikkien tietojen ylös kirjaamiseen vaadittiin melkoista käsityötä ja aikaa. Mietimme, että koska lähetimme myös erillisen tilausvahvistuslomakkeen, kokonaisuus ei välttämättä ollut asiakkaan silmissä toimiva ja selkeä”, Kujala kertoo.
”Kuten meillä täällä Pohjanmaalla on tapana sanoa, me ”liinattiin” ja mietittiin, mikä olisi hyvä työväline meille, ja mitä me järjestelmältä odotettaisiin”. Pohdinnan kautta muodostui toivelista. Sen toteuttamisen myötä varauksen kaikki tiedot yksityiskohtineen ja hintoineen saatiin samalle lomakkeelle. Lisäksi automaatiota kehitettiin niin, että tilausvahvistuksen mukana menevät aina myös palveluesite ja sopimusehdot. Keittiölle saatiin selkeä tilaus, joka sisältää paitsi tarjottavien ruokien tiedot, myös mahdolliset esihenkilön laatimat työohjeet.
Laskutus muutettiin Katrinan kautta toimivaksi, minkä lisäksi hinnasto ja tuoterekisteri muokattiin juuri Seinäjoen seurakunnalle sopivaksi. ”Kun asiakaskortti on jo luotu palvelutoimistossa, saamme siirrettyä asiakkaan laskulle automaattisesti. Aiemmin asiakkaan yhteystiedot on pitänyt kirjata uudelleen laskutuspyynnölle.”, Kujala sanoo.
Tuoterekisteriin perustettiin erillinen Ateriat-sivusto, jonne ateriakokonaisuudet saatiin valmisteltua. Asiakkaalle avautuu nyt esimerkiksi lihakastikeateriaa tilatessa lomake, jossa kerrotaan montako valintaa hän voi kustakin osa-alueesta (mm. perussalaatti, lihakastike ja lämmin kasvislisäke) tehdä. Järjestelmä varmistaa, että valintoja ei tehdä liikaa.
Räätälöinnin tuloksiin on oltu Seinäjoella tyytyväisiä. ”Virheiden mahdollisuus on vähentynyt, kun toiminta on mahdollisimman pitkälle ohjattua. Totta kai tämä on myös kustannustehokkaampaa, ja vapauttaa työaikaa varsinaiseen perustyöhön. Räätälöinnin myötä prosessiin käytetty työaika väheni kolmasosaan aiemmasta. Ateriat-lomakkeiden myötä tuoterekisterissä olevien tuotteiden määrä väheni huomattavasti ja täten järjestelmä on nykyisellään käyttäjäystävällisempi”, Kujala kertoo. Hän myös toteaa, että kun kaikki sopimusehdot ja tiedot kirjataan automaattisesti ylös, tilauksen sisällöstä ei ole epäselvyyttä. Lisäetuna yleisilme on asiakkaalle päin ammattimaisempi.
Kujala sanoo naurahtaen oman työuransa alkavan olla jo ”jäähdytysvaiheessa”. Tämä projekti on ollut tavallaan hänen testamenttinsa työalalle: ”Mielestäni esihenkilön tärkein tehtävä on mahdollistaa työalan työ ja huolehtia siitä, että työvälineet ovat kunnossa”. Kujalan mukaan he ovat ottaneet räätälöinnin myötä isoja harppauksia eteenpäin, minkä lisäksi yhteistyö Vitec Katrinan kanssa on sujunut hyvin. ”Tämä on ollut todella hyvää yhteistyötä, ja olemme edenneet nopeasti. On ollut kiva seurata, kuinka kaikista meidän sekavista pyynnöistä huolimatta te olette päässeet nopeasti asiaan käsiksi ja miettimään logiikkaa järjestelmän taustalla. Me olemme olleet luotettavissa, hyvissä käsissä. Kiitos teille!”