Uusi Katrina Hautarekisteri on herättänyt ilahduttavan paljon huomiota. Tuotepäällikkö Hanna Kuirinlahti avaa tässä artikkelissa, millaisiin seurakunnille tuttuihin tilanteisiin Hautarekisteri tuo apua!
Yhdessä seurakuntien kanssa kehitetty uusi Katrina Hautarekisteri on rakennettu tukemaan hautaustoimen arkea mahdollisimman hyvin. Järjestelmä kokoaa hautausmaihin, hautoihin ja vainajiin liittyvät tiedot osaksi laajempaa Katrina-kokonaisuutta ja tuo päivittäiseen työhön selkeyttä, jatkuvuutta ja hallittavuutta.
Pyysimme tuotepäällikkö Hanna Kuirinlahtea kertomaan, millaisissa tilanteissa Katrina Hautarekisteri on erityisesti avuksi – ja miten se vastaa haasteisiin, jotka ovat monille seurakunnille tuttuja.
Haaste: Joudutaanko hautaan liittyviä tietoja etsimään eri paikoista?
Ratkaisu: ”On varsin aikaa vievää, jos tietoja joudutaan metsästämään monesta eri paikasta”, Hanna sanoo. ”Katrina Hautarekisterissä haudan tiedot, hautaoikeuden tilat, vainajatiedot, omaiset, tapahtumat, muistutukset sekä hoitoihin ja laskutukseen liittyvät tiedot voidaan kuitenkin koota yhteen kokonaisuuteen. Hautakortti tarjoaa selkeän näkymän haudan tilanteeseen, jolloin tieto löytyy yhdestä paikasta ilman tarpeetonta siirtymistä järjestelmästä tai näkymästä toiseen.” Hautarekisteri vähentää täten etsimiseen kuluvaa aikaa ja lisää varmuutta siitä, että käsiteltävä tieto on ajantasaista ja oikein.
Haaste: Kuormittavatko hautaustoimen rutiinit kiireisessä arjessa?
Ratkaisu: ”Meistä jokaisella voi olla vaikeuksia muistaa kaikkia tarvittavia tehtäviä, jos työpäivä on hektinen – se on aivan normaalia”, Hanna muistuttaa. Katrina Hautarekisteri tukee hautaustoimen rutiineja muistutusten, tilastoinnin ja valmiiden toimintamallien avulla. ”Kun keskeiset tehtävät ja määräajat hahmottuvat järjestelmän kautta osana kokonaisuutta, työ ei ole vain yksittäisten henkilöiden muistin varassa, vaan järjestelmä tukee oikea-aikaista tekemistä arjessa.”
Haaste: Pysyykö tieto yhtenäisenä, kun käyttäjiä on useita ja roolit vaihtuvat?
Ratkaisu: ”Koska Hautarekisteri on osa Katrina-järjestelmäkokonaisuutta, samat hauta- ja asiakastiedot ovat käytössä eri toiminnoissa. Kun tieto päivitetään yhteen paikkaan, se on aina ajan tasalla ja helposti löydettävissä siellä, missä sitä tarvitaan”, Hanna sanoo. Työ ei täten perustu yksittäisten henkilöiden hiljaiseen tietoon, vaan yhteiseen ja jatkuvaan kokonaisuuteen. Ohjelmaa voidaan käyttää sekä suomeksi että ruotsiksi.
Haaste: Katkaisevatko laskutukseen liittyvät asiat työnkulun?
Ratkaisu: Tämä on Hannan mukaan varsin yleinen ongelma. Katrina Hautarekisteri auttaa tässäkin, sillä se kytkeytyy osaksi Katrina-kokonaisuutta, johon kuuluvat myös laskutukseen liittyvät toiminnot. ”Katrinan kautta ovat käytettävissä esimerkiksi Kipan rajapinnat, jotka tukevat laskutuksen ja maksutietojen käsittelyä osana samaa kokonaisuutta”, Hanna kertoo. ”Tämä helpottaa laskutukseen liittyvien asioiden hahmottamista ja vähentää tarvetta siirtyä järjestelmästä toiseen kesken työn.”
Haaste: Onko karttatieto vaikeasti saatavilla siellä, missä työtä tehdään?
Ratkaisu: Tähän haasteeseen Hanna vinkkaa lisäominaisuuden, Katrina Hautakartan, joka toimii saumattomasti yhteen Hautarekisterin kanssa. ”Haudan tiedot voidaan linkittää karttanäkymään, ja kartalta on mahdollista siirtyä suoraan haudan tietoihin. Tiedot päivittyvät automaattisesti Hautarekisteristä kartalle, mikä tarjoaa visuaalisen ja ajantasaisen tavan hahmottaa hautausmaan tilannetta ja voi mahdollistaa paperikartoista luopumisen.” Hautakarttaa voi käyttää myös suoraan hautausmaalla – se toimii älypuhelimellä, tabletilla ja tietokoneella.
Haaste: Kuormittavatko toistuvat yhteydenotot asiakaspalvelua?
Ratkaisu: Hannan mukaan apu tähän löytyy Haudat.fi:stä, joka on Pohjoismaiden suurin hautojen hakupalvelu. Sen avulla omaiset voivat hakea hautoja ja tarkastella niiden perustietoja. Palvelun tiedot päivittyvät suoraan Hautarekisteristä, jolloin osa perustiedusteluista siirtyy itsepalveluksi. Tämä voi keventää asiakaspalvelun kuormaa ja vapauttaa aikaa muihin tehtäviin.
Arvo syntyy toimivasta kokonaisuudesta
Hannan mukaan Katrina Hautarekisterin arvo ei synny vain yksittäisistä toiminnoista, vaan siitä, että se on osa yhtenäistä Katrina-kokonaisuutta. ”Yhteinen tieto, järjestelmien välinen integraatio ja mahdollisuus täydentää kokonaisuutta esimerkiksi Hautakartalla vähentävät manuaalista ja päällekkäistä työtä, parantavat tiedon laatua ja tukevat sujuvaa palvelua omaisille.” Katrina Hautarekisteri ei siis poista hautaustoimen vastuuta tiedon oikeellisuudesta, mutta se helpottaa arkea: tuo selkeyttä, jatkuvuutta ja työrauhaa tilanteisiin, joissa ajantasainen tieto ja hallittu kokonaisuus ovat olennaisia.
Lue lisää Katrina Hautarekisteristä tästä linkistä tai laita viesti osoitteeseen myynti.katrina@vitecsoftware.com