”Käsi ylös, jos olet vapaaehtoinen.” Nykyään käsiä tuntuu nousevan ylös aiempaa vähemmän, eikä ihme – monet ovat kiireisiä eikä sopivia tehtäviä tunnu löytyvän. Keväällä 2025 julkaistu uudistettu Katrina Vapaaehtoispankki tuo avun tähän ongelmaan, siirtäen vapaaehtoisten etsimisen ja löytämisen nykypäivään.
Alkuvuodesta 2025 julkaistussa Seurakuntien empatia- ja tunnettuuskyselyssä huomattiin, että vain 5 prosenttia kirkkoon kuuluvista vastaajista on kohdannut seurakunnan viimeisen vuoden aikana vapaaehtoisena. Vapaaehtoistoiminnalla on aina ollut suuri merkitys seurakunnissa. Millä tavalla vapaaehtoisia pystyisi siis aktivoimaan?
Vastaus tähän on uudistettu Katrina Vapaaehtoispankki, joka on kehitetty yhdessä seurakuntien kanssa juuri seurakuntia varten. Se on helppokäyttöinen, selaimen kautta toimiva ohjelmisto, jonka avulla vapaaehtoistoiminnan koordinointi onnistuu monipuolisesti. Vapaaehtoiset voivat ilmoittautua tehtäviin näppärästi Vapaaehtoispankin kautta niin puhelimella, tabletilla kuin tietokoneellakin. Vapaaehtoispankki on täysin responsiivinen, ja mahdollistaa niin työntekijöiden kuin vapaaehtoistenkin kätevän työskentelyn. Ja jos vapaaehtoinen ei käytä nettiä, ei huolta – seurakunnan työntekijä voi täyttää hänen tietonsa.
”Miten löydämme sopivat vapaaehtoiset eri tehtäviin?”
Kun vapaaehtoiset voivat selailla kaikessa rauhassa tehtäviä missä ja milloin haluavat, heidät on myös helpompi houkutella mukaan. Vapaaehtoiset voivat valita juuri heitä kiinnostavat tehtävät ja tapahtumat esimerkiksi asiasanojen tai sijainnin perusteella. Ilmoittautuminen tapahtuu suoraan Vapaaehtoispankin kautta. Vapaaehtoinen kirjautuu omilla tunnuksillaan sisälle tehdäkseen ilmoittautumisen, tai rekisteröityy ensin mukaan Vapaaehtoispankkiin, mikäli hän ei ole sitä vielä tehnyt. Tarvittaessa seurakunnan työntekijä vahvistaa vielä vapaaehtoisen ilmoittautumisen erikseen. Ohjelmassa voidaan kysyä vapaaehtoisilta tarkentavia tietoja, kuten esimerkiksi järjestyksenvalvontakorttia tai hygieniapassia.
”Ensi viikon tilaisuuteen tarvittaisiin lisää käsiä, mutta en ehdi soitella vapaaehtoisia läpi. Mitä teen?”
Voit lähettää Vapaaehtoispankin avulla sekä yksittäisiä viestejä että ryhmäviestejä. Viesti tavoittaa vapaaehtoisen valinnan mukaan joko tekstiviestillä, sähköpostilla tai paperikirjeellä. Jos tarvitset apua vaikkapa kolehdin keräämisessä, voit laittaa viestin niille henkilöille, jotka ovat hoitaneet kyseistä tehtävää aiemminkin. Vapaaehtoispankkiin kertyy tietoa siitä, millaisessa toiminnassa vapaaehtoiset ovat olleet mukana – ja näin ollen voidaan löytää eri tarpeisiin viestinnän kohderyhmä suoraan järjestelmästä vastaanottajia suodattamalla.
”Vapaaehtoisten tietoja on eri henkilöillä, eri tiedostoissa ja osa vielä paperilapuillakin. Miten tiedot saisi heti alusta alkaen yhteen ja samaan paikkaan?”
Kun vapaaehtoinen ilmoittautuu mukaan toimintaan, hän antaa samalla tietonsa sähköiseen rekisteriin. Tarvittaessa seurakunnan työntekijäkin voi täyttää tiedot. Kaikkien vapaaehtoisten tiedot kootaan täten samaan paikkaan tietoturvan ja lain vaatimukset huomioiden. Tietoja voivat käsitellä keskitetysti ne, joilla niitä on oikeus käsitellä.
”Työtä on paljon, joten olemme aina aiemmin jakaneet vastuuta koordinoinnista myös vapaaehtoisille. Voimmeko tehdä niin myös jatkossa?”
Se kyllä onnistuu. Vapaaehtoispankin avulla vapaaehtoistoiminnan parissa työskentelevät voivat jakaa tietoa ja vastuuta koordinoinnista. Oikeuksien jako on mahdollista tehdä käyttäjäkohtaisesti ja monipuolisesti – ohjelmassa voidaan näin antaa oikeuksia tarpeen mukaan myös vapaaehtoisille.
”Ei ole kahta täysin samanlaista seurakuntaa. Miten siis varmistamme, että Vapaaehtoispankki sopii juuri meille?”
Monipuoliset muokattavat asetukset varmistavat, että seurakunta voi tehdä Vapaaehtoispankista juuri omien tarpeidensa mukaisen. Voit luoda joko yksittäisiä tehtäviä tai tapahtumia, jotka sisältävät monenlaisia eri tehtäviä. Pääkäyttäjät pystyvät muokkaamaan itse Vapaaehtoispankin julkiselle sivustolle näkyviä vapaaehtoistoimintaa kuvaavia tekstejä sekä myös ulkoasua! Sivuston värimaailma on mahdollista päivittää tukemaan seurakunnan omia värejä. Muutokset ovat tehtävissä suoraan ohjelman asetuksista.
Vapaaehtoiset ovat seurakunnille kultaakin kalliimpia! Jos seurakuntasi on kiinnostunut Katrina Vapaaehtoispankista, voit halutessasi lukea siitä tarkemmin tästä tai olla yhteydessä auttavaan myyntitiimiimme: myynti.katrina@vitecsoftware.com
Lähteet: