Mänttä-Vilppulan seurakunnassa siirryttiin hajanaisista ja aikaa vievistä toimintatavoista yhtenäiseen tekemiseen. Tuloksena työ on sujuvampaa ja käyttäjät tyytyväisempiä!
Seurakunnissa vastuualueet ovat usein laajoja ja työtä paljon. Työntekoa helpottavien järjestelmien hyödyntäminen saattaa jäädä vajavaiseksi tai niiden olemassaoloa ei edes muisteta. Tässä artikkelissa Mänttä-Vilppulan seurakunnan talouspäällikkö Minna Pessinen ja taloustoimiston toimistosihteeri Nina Humalamäki kertovat miten he ryhtyivät kehittämään Katrina-ohjelmiston käyttöä kokonaisuutena – ja mitä he oppivat matkan varrella.
Minna ja Nina aloittivat Mänttä-Vilppulan seurakunnassa melko samoihin aikoihin vuonna 2024. Kun Minna näki ensimmäisen kerran mitä Katrinan ominaisuuksia heillä oli, hän hämmästyi, sillä niitä ei hyödynnetty kunnolla työarjessa. ”Ominaisuuksia oli hankittu, mutta niitä ei oltu otettu kunnolla käyttöön eikä tuotu tarpeeksi työntekijöille esille”, Minna muistelee. ”Pääkäyttäjyys oli pirstaleista, kukaan ei oikein vastannut perehdyttämisestä eikä kenelläkään ollut yleiskuvaa Katrinan käytöstä.” Tietoa eri toiminnoista olisi löytynyt Taito-kirjastosta, mutta vain harvat työntekijät hoksasivat hyödyntää sitä.
Minnan mukaan haasteita oli muitakin. ”Yksi iso asia oli, että tuntityöläiset ilmoittivat tuntinsa paperilla. Nina laski sitten ylityöt ja vapaat, minkä jälkeen dokumentti tuli minulle. Siihen meni ihan hirveästi aikaa etenkin kesäisin. Saimme onneksi ratkaistua ongelman ottamalla Katrina Tuntisuunnittelun ja -kirjauksen käyttöön.”
Vuonna 2025 Minna ja Nina osallistuivat Katrina Seminaariin. Seminaari osoittautui silmät avaavaksi tapahtumaksi, sillä siellä puhuttiin juuri Mänttä-Vilppulan seurakuntaa koskettavista aiheista, kuten asiakasrekisteristä ja tietosuojasta. Minna ja Nina pääsivät samalla tapaamaan muiden seurakuntien edustajia ja kuulemaan miten he hyödynsivät Katrinaa.
Seminaarissa oli mukana Lohjan seurakunta kertomassa omia kokemuksiaan Taito-palveluun sisältyvästä Taito-valmennuksesta. Noin puoli vuotta kestävässä valmennuksessa seurakunta saa oman valmentajan, joka auttaa heitä löytämään parhaat ratkaisut Katrina-osaamisen kehittymisen ja käytön johtamiseen. ”Koska valmennus sisältyi meillä jo olevaan Taitoon, niin totta kai me päätettiin lähteä mukaan!”, Nina kertoo.
Valmennuksen myötä alkoi Mänttä-Vilppulan seurakunnan matka kohti Katrinan yhtenäistä ja johdonmukaista käyttöä. ”Aloitimme miettimällä mitkä ominaisuudet otamme nyt käyttöön, jotta pystymme hyödyntämään ohjelmistoa kokonaisvaltaisesti”, Nina muistelee valmennuksen alkua.
Valmennuksen pääpainoiksi määriteltiin yhdessä Vitec Katrinan Marcus Rautiaisen kanssa mm. Asiakasrekisterin ja Laskutuksen kokonaisvaltainen käyttöönotto, Vapaaehtoispankin käytön edistäminen sekä Katrina-johtotiimin vastuiden määritteleminen. Tavoitteena oli myös lisätä henkilöstön perehdytystä ja yhdessä tekemistä erityisesti uusien ominaisuuksien osalta.
Kehitystyö on tuonut mukanaan monia onnistumisia. Tuntikirjaus on vähentänyt huomattavasti manuaalista työtä ja laskutus on helpompaa. Lisäksi Asiakasrekisteriä ja Ilmoittautumista hyödynnetään nyt paljon aiempaa enemmän. Matkan varrella on tosin ollut haasteistakin, kuten pääkäyttäjien ajan riittäminen, henkilöstön muutosvastarinta ja erot IT-osaamisessa. Haasteista on kuitenkin selvitty avoimen keskustelun, yhteisten pelisääntöjen ja kohdennettujen koulutusten avulla.
Haasteiden selättämisen jälkeen henkilöstöltä saatu hyväksyntä on lisännyt luottamusta ohjelmistoa kohtaan ja innoittanut kokeilemaan lisää. Minnan mukaan oma osansa onnistumisessa on ollut myös valmentaja Marcuksella: ”Marcus jaksoi aina kuunnella ja kertoa rauhallisesti, vaikka saatoimme kysyä samoja asioita monta kertaa. Hän kannusti, että kyllä tämä tästä!”
Minnan mukaan tulevaisuus Katrinan kanssa näyttää Mänttä-Vilppulan seurakunnassa hyvältä. ”Päivittäiset rutiinimme ovat nyt sujuvia, tiedottaminen on tehostunut paljon ja tietosuojavaatimukset on huomioitu. Tieto on helposti löydettävissä ja päivittyy yhteen paikkaan. Yksi kokonaisuus tuo myös kustannussäästöjä.”
Vaikka Mänttä-Vilppulan seurakunta on kulkenut jo pitkän matkan kehitystyössään, he eivät koe olevansa vielä perillä. ”Emme ole valmiita eikä meidän pidäkään olla”, Minna toteaa. ”Olemme pieni seurakunta. Kun henkilöstömäärämme tulee tulevina vuosina vähenemään, eivät omat tehtäväkuvamme tule ainakaan helpottumaan. Mutta kun teemme jo nyt etupainotteisesti asioita, jotka tulevat auttamaan meitä työssämme, niin sehän on aina positiivista. Ja ehkäpä tulevaisuudessa joku meidän seuraajamme voi ajatella, että vitsit kun he olivat fiksuja!”