Kokemuksia käyttöönottoprojektista Salon seurakunnasta

Uuden järjestelmän tai ohjelmistokokonaisuuden tilauksen jälkeen organisaatio pääsee aloittamaan käyttöönottoprosessin, josta tulee onnistunut osapuolten avoimella ja tiiviillä yhteispelillä.

Uusia käyttökokemuksia

Mikäli aiotaan puhua uuden ohjelmiston käyttöönottoprosessista, on ensin löydettävä siitä vastanneet henkilöt. Salon seurakunnan Katrinan käyttöönottoprosessin päävastuuhenkilö ei työskentele enää organisaatiossa, mutta tavoitimme kolme tiiviisti mukana prosessissa ollutta henkilöä. Onkin paikallaan kysyä Tanja Kaskelta, Marja Roikolta sekä Heli Leinolta, kuinka he näkevät Katrina-ohjelmiston alkutaipaleen seurakunnassa vuonna 2019.

Heti keskustelun alussa ilmenee mielenkiintoisia käänteitä, jotka tapahtuivat aivan käyttöönottoprosessin kynnyksellä. Siirtyminen Katrinaan nimittäin jouduttiin toteuttamaan suunniteltua ripeämmällä aikataululla, edellisen ohjelmiston päivitysten loppuessa ennakoitua aikaisemmin.

– Se tuli osalle työntekijöistä yllätyksenä ja jotkut protestoivat työkokouksessa nopeaa aikataulua, mutta loppujen lopuksi näen nyt hyvänä sen, että aikataulua täytyi nopeuttaa, muistelee Kaski tapahtunutta.

Järjestelmän vaihtamisen taustatekijät

Salon seurakunnalle siirtyminen Katrina-ohjelmistoon oli haastateltujen mukaan monen tekijän summa. Yksittäiset ominaisuudet kuten työajan seuranta ja rippikouluosio saivat seurakunnan päättäjät kiinnostumaan ohjelmistosta, mutta vieläkin tärkeämmäksi lopullisen ratkaisun näkökulmasta nousivat Kasken mukaan muiden seurakuntien käyttäjäkokemukset sekä järjestelmän kokonaisvaltaisuus seurakunnalle.

Ennen Katrinaan siirtymistä Salossa käytettiin kahta erillistä ohjelmaa toimintojen tärkeimpien toimintojen hoitamiseen. Toisella ohjelmalla hoidettiin työajan kirjaus, toisen kattaessa seurakunnan kalenteritoiminnot. Toimistosihteerinä toimiva Leino tiivistääkin ohjelmistovaihdoksen tunnelmat yhteen virkkeeseen.

– Nyt meillä on Katrina, jossa on molemmat.

Usein hankittavaan järjestelmään halutaan kuitenkin ennen virallisia päätöksiä tutustua tarkemmin ja tarkastella perinpohjaisesti, kuinka sen tarjoamat ominaisuudet palvelisivat omaa organisaatiota. Näin toimittiin myös Salossa.

– Silloin kun viime keväänä oli Katrinan esittely yhdessä meidän työkokouksessa, niin siinä sitten vakuututtiinkin, että tämä on hyvä järjestelmä ja vastaa meidän tarpeisiin, kuvailee Kaski päätöksentekoprosessia.

Uusia käyttökokemuksia

Mikäli aiotaan puhua uuden ohjelmiston käyttöönottoprosessista, on ensin löydettävä siitä vastanneet henkilöt. Salon seurakunnan Katrinan käyttöönottoprosessin päävastuuhenkilö ei työskentele enää organisaatiossa, mutta tavoitimme kolme tiiviisti mukana prosessissa ollutta henkilöä. Onkin paikallaan kysyä Tanja Kaskelta, Marja Roikolta sekä Heli Leinolta, kuinka he näkevät Katrina-ohjelmiston alkutaipaleen seurakunnassa vuonna 2019.

Heti keskustelun alussa ilmenee mielenkiintoisia käänteitä, jotka tapahtuivat aivan käyttöönottoprosessin kynnyksellä. Siirtyminen Katrinaan nimittäin jouduttiin toteuttamaan suunniteltua ripeämmällä aikataululla, edellisen ohjelmiston päivitysten loppuessa ennakoitua aikaisemmin.

– Se tuli osalle työntekijöistä yllätyksenä ja jotkut protestoivat työkokouksessa nopeaa aikataulua, mutta loppujen lopuksi näen nyt hyvänä sen, että aikataulua täytyi nopeuttaa, muistelee Kaski tapahtunutta.

Järjestelmän vaihtamisen taustatekijät

Salon seurakunnalle siirtyminen Katrina-ohjelmistoon oli haastateltujen mukaan monen tekijän summa. Yksittäiset ominaisuudet kuten työajan seuranta ja rippikouluosio saivat seurakunnan päättäjät kiinnostumaan ohjelmistosta, mutta vieläkin tärkeämmäksi lopullisen ratkaisun näkökulmasta nousivat Kasken mukaan muiden seurakuntien käyttäjäkokemukset sekä järjestelmän kokonaisvaltaisuus seurakunnalle.

Ennen Katrinaan siirtymistä Salossa käytettiin kahta erillistä ohjelmaa toimintojen tärkeimpien toimintojen hoitamiseen. Toisella ohjelmalla hoidettiin työajan kirjaus, toisen kattaessa seurakunnan kalenteritoiminnot. Toimistosihteerinä toimiva Leino tiivistääkin ohjelmistovaihdoksen tunnelmat yhteen virkkeeseen.

– Nyt meillä on Katrina, jossa on molemmat.

Usein hankittavaan järjestelmään halutaan kuitenkin ennen virallisia päätöksiä tutustua tarkemmin ja tarkastella perinpohjaisesti, kuinka sen tarjoamat ominaisuudet palvelisivat omaa organisaatiota. Näin toimittiin myös Salossa.

– Silloin kun viime keväänä oli Katrinan esittely yhdessä meidän työkokouksessa, niin siinä sitten vakuututtiinkin, että tämä on hyvä järjestelmä ja vastaa meidän tarpeisiin, kuvailee Kaski päätöksentekoprosessia.

Toimiva koulutusprosessi uuteen järjestelmään

Tilauspäätöksen jälkeisestä ajasta voidaan usein puhua kriittisenä aikana ohjelmiston tulevan käytön näkökulmasta, jonka vuoksi käyttöönottokoulutuksiin onkin suositeltavaa kiinnittää erityistä huomiota. Salon seurakunnassa Katrinan käyttöönottokoulutuksen suunnitteluun oli kiinnitetty erityistä huomiota yhdessä Katrinan asiantuntijoiden kanssa, joka takasi onnistuneen lopputuloksen.

Onnistumisen takaa on löydettävissä muutama tärkeä asia, jotka jokaisen uutta ohjelmistoa käyttöönottavan olisi hyvä huomioida. Niitä ovat vastuunjako ja oppimisrauha sekä käytännön opettelu.

Salossa vastuunjako ja oppimisrauha taattiin sillä, että koulutuksiin osallistuvat henkilöt oli jaettu ryhmiin heidän toimenkuviensa perusteella. Ryhmäjaon jälkeen henkilöt sijoitettiin omiin tiloihin, jossa kaikilla oli rauhallinen tilanne opetella uuden ohjelmiston käyttöä.

Käytännön opettelu puolestaan varmistui sillä, että kaikilla työntekijöillä oli käytössään oma tietokone. Näin jokainen työntekijä sai itse käytännössä kokeilla ohjelmiston käyttöä heti ensimmäisistä koulutuksista asti. Asian merkittävyyden nostavat esiin myös Salon seurakunnan Katrinan käyttöönotosta vastanneet henkilöt.

– Ajattelen sen ihan välttämättömyytenä, että niin pitää ollakin. Jokaisen täytyy pystyä omalla koneella harjoittelemaan, toteaa Kaski vahvistaen käytännön merkityksen.

Samoilla linjoilla on myös tiedottamisesta vastaava Roiko.

– Olen samaa mieltä. Että ei ole hyvä, jos vaan seuraa eikä pääse itse tekemään. Sekin oli koulutuksissa hyvä, että lähdettiin oikeasti tekemään niitä varauksia.

Kouluttajan tuki ja jatkuva oppiminen

Esiteltyjen asioiden lisäksi on paikallaan huomioida myös kouluttajan tuen merkitys. Salon seurakunnan koulutuksista vastasivat Vitec Katrinan Jukka Tiihonen, Satu Tuulaniemi sekä Sari Markkula, joiden ensisijainen tavoite käyttöönottoprosessin aikana ja heti sen jälkeen oli olla tavoitettavissa matalalla kynnyksellä.

Käyttöönottoprosessin ja koulutuksen onnistumisesta viestivät usein parhaiten käyttäjiltä tulleet reaktiot. Salon seurakunnassa hyvin johdettu käyttöönottoprosessi on Kasken mukaan näkynyt suoraan käyttäjien tyytyväisyytenä järjestelmän käyttöön.

– Minua oikeastaan yllätti se, kuinka kivuttomasti tämä loppujen lopuksi lähti käyntiin. Sanoisin että paljon helpommin, kuin edellisen ohjelman kanssa. Ajattelisin sen kertovan ohjelman käytettävyydestä ja toisaalta koulutuksesta.

Koulutus ei Salossa suinkaan päättynyt käyttöönottoprosessiin. Seurakunnalla on ollut heti ensihetkistä alkaen käytössään Katrina Taito -koulutuspalvelu, jonka avulla seurakunnan työntekijät voivat syventää Katrina-osaamistaan kouluttautuen läpi vuoden.

Hyvin opeteltu ja organisoitu ohjelmiston käyttö on aina sekä käyttäjän että organisaation etu.

 

Minua oikeastaan yllätti se, kuinka kivuttomasti tämä loppujen lopuksi lähti käyntiin. Sanoisin että paljon helpommin, kuin edellisen ohjelman kanssa. Ajattelisin sen kertovan ohjelman käytettävyydestä ja toisaalta koulutuksesta
Tanja Kaski – Salon seurakunta