1. REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT
Vitec Katrina Oy
Y-tunnus: 1599535–4
Vapaaherrantie 2, 40100 Jyväskylä, Suomi
Yhteystiedot tietosuojaa koskevissa asioissa
Kati Tanhua, Tietosuojavastaava
Sähköposti: tietosuojavastaava@vitec-katrina.com
Puhelin: 0600 945 95
2. MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME JA MIHIN TARKOITUKSIIN
Vitecin suorittaman henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakkaiden, asiakassuhteiden hallitseminen, asiakastyytyväisyystutkimusten ja markkinoinnin toteuttaminen sekä palveluiden kehittäminen.
Vitec kerää käsittelyn yhteydessä seuraavat henkilötiedot:
• nimi;
• yhteystiedot (sähköpostiosoite, lähiosoite ja puhelinnumero);
• työ- tai palvelussuhteeseen liittyvät tiedot (esimerkiksi organisaatio, asema ja tehtävänimike); ja
• asiakassuhteeseen liittyvät muut tiedot (esimerkiksi markkinointikiellot ja asiakaspalautteet).
Käsittely perustuu Vitecin oikeutettuun etuun käsitellä tietoja käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi.
Käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa.
3. MISTÄ HENKILÖTIEDOT SAADAAN
Henkilötietoja kerätään suoraan rekisteröidyltä itseltään palveluiden käytön yhteydessä. Osa henkilötiedoista voi olla myös johdettua tietoa. Vitec voi esimerkiksi yhdistää, täydentää ja analysoida hallussaan olevia tietoja luodakseen uusia tietoja.
4. KENELLE TIETOJA LUOVUTETAAN
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Vitecin palveluntarjoajille, jos palvelun toteuttaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Tällöin varmistetaan sopimustoimenpitein, että henkilötietoja käsitellään ja suojataan asianmukaisesti ja sovellettavien lakien sekä tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille siltä osin kuin käsittelyn tarkoitus tai lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen edellyttää tietojen luovuttamista.
5. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE
Vitec ei lähtökohtaisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Vitec voi kuitenkin siirtää henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle silloin, kun Vitecin palveluntarjoaja on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMISEN PERIAATTEET
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen niihin tarkoituksiin, joita varten henkilötietoja käsitellään. Pääsääntöisesti yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sopimussuhde asiakasorganisaatioon tai potentiaaliseen asiakasorganisaatioon kestää, ellei niiden pidemmälle säilyttämiselle ole esimerkiksi laista tai oikeusvaateen selvittämisestä johtuvaa perustetta.
7. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Vitec noudattaa hyviä tiedonhallintakäytäntöjä, korkeaa huolellisuusvelvoitetta ja tiukkoja tietoturvatoimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi.
Vitec ja kaikki henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat kolmannet palveluntarjoajat toteuttavat asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä ja vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta tuhoamiselta, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelyltä.
Henkilötietojen käyttöoikeuksia on rajoitettu siten, että käyttöoikeudet annetaan vain henkilöille, jotka tarvitsevat niitä voidakseen hoitaa tehtäviään.
8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset tässä kappaleessa kuvatut oikeudet. Huomioithan, että oikeuksien tarkempi soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu henkilötietojen käsittelytilanteesta.
Rekisteröidyn pyydetään lähettämään oikeuksiaan koskevat pyynnöt sähköpostitse tämän selosteen alussa kohdassa 1 Rekisterinpitäjän yhteystiedot ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Rekisterinpitäjän on tietosuojalainsäädännön nojalla vastattava rekisteröityjen pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä, ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Vastauksessaan rekisterinpitäjän on kerrottava toimenpiteistä, joihin se on pyynnön vuoksi ryhtynyt.
Pääsääntöisesti Vitec ei peri pyynnön käsittelystä maksua rekisteröidyltä. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat kuitenkin ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, kuten esimerkiksi jos niitä esitetään toistuvasti, Vitec voi periä rekisteröidyltä pyynnön käsittelystä aiheutuviin hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
8.1. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin ja saada jäljennös henkilötiedoista
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja, sekä tietosuojalainsäädännössä määritellyt tiedot henkilötietojen käsittelystä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
8.2. Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan henkilötiedon korjaamista.
8.3. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua. Oikeus toteutuu esimerkiksi tilanteissa, joissa tietoja käsitellään suoramarkkinointi tarkoituksissa. Käsittelyn tarkoituksista on kerrottu tämän selosteen käyttötarkoituksia koskevassa osiossa.
8.4. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Tämä oikeus toteutuu esimerkiksi tilanteissa, joissa rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden tai alkuperäinen käsittelyn tarkoitus ei ole enää ajankohtainen.
8.5. Oikeus vastustaa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä erityisen henkilökohtaisen tilanteen perusteella, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Tällöin Vitec lopettaa tietojen käsittelyn, paitsi jos käsittely on sallittu tietosuoja-asetuksen mukaisen poikkeuksen perusteella. Lisäksi rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa suoramarkkinointia ilman eri perusteluja.
8.6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
8.7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
9. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Vitec voi päivittää tietosuojaselostetta tietojenkäsittelyssä tai sovellettavassa lainsäädännössä tapahtuvien muutosten vuoksi. Viimeisin tietosuojaseloste on aina näkyvillä Vitecin verkkosivuilla.