Katrina Asiointi -järjestelmä mahdollistaa seurakunnan palveluiden tarjoamisen sähköisesti ajasta ja paikasta riippumatta
Taannoinen pandemia-aika kokoontumisrajoituksineen nopeutti digitalisaatiota ja opetti myös suomalaiset käyttämään sähköisiä palveluita laajemmin kuin ehkäpä koskaan aiemmin. Kuinka sähköistyminen ja sen mahdollisuudet sitten on hyödynnetty seurakuntien ja seurakuntalaisten arjen helpottajana? Kysyimme asiaa Vitec Katrinan sähköisen asioinnin tuotepäälliköltä Jukka Tiihoselta.
Sähköinen asiointi helpottaa seurakuntalaisen elämää
Katrina Asiointi on seurakuntien tarpeisiin kehitetty, monipuolinen, ja kunkin seurakunnan tarpeisiin muotoutuva sähköisen asioinnin järjestelmä, jonka avulla seurakunnan tarjoamat palvelut ovat seurakuntalaisten saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta, myös viraston aukioloaikojen ulkopuolella. Järjestelmän avulla seurakuntalainen voi hoitaa helposti ja kätevästi tarvitsemiensa palveluiden varaukset silloin kun hänelle itselleen sopii – niin tietokoneella kuin mobiililaitteillakin. Katrina Asiointi tuo siis seurakuntalaiselle uuden ja nykyaikaisen kanavan asioiden hoitamiseen oman seurakuntansa kanssa.
Järjestelmään sisältyvät palvelut aktivoidaan seurakunnan tarpeiden mukaan
Katrina Asiointi -järjestelmä mahdollistaa monenlaisten palvelujen tarjoamisen sähköisesti. Seurakunta voi itse määrittää, mitkä palvelut seurakuntalaisten saataville halutaan tuoda – tarjotaanko heille mahdollisuus tehdä omatoimisesti esimerkiksi kaste- ja vihkivaraukset, diakonian ajanvaraukset tai tilojen varaukset.
Katrina Asioinnin mahdollistamia palveluita ovat esimerkiksi:
• Kastetoimituksen varaus
• Vihki- ja siunaustoimituksen varaus
• Kodin siunaamisen varaus
• Kastetoimituksen ja kodin siunaamisen varaus
• Hautaan siunaamisen varaus (hautaustoimistoille)
• Hautaan siunaamisen varaus (henkilöasiakkaille)
• Diakoniavastaanottoaikojen varaus
• Toimituskeskusteluajan varaus
• Nuorisopappien ja -ohjaajien tapaamisaikojen varaus
• Tilan varaus (vapaaehtoisille)
• Tilan varaus + laskutus (ulkopuolisille asiakkaille)
• Uurnanluovutusajan varaus
• Tuhkausajan varaus
Katrina Asioinnissa seurakunta määrittää, miten erilaisten palveluiden halutaan järjestelmässä toimivan. Halutaanko esimerkiksi mahdollistaa toimitusvarausta tekevälle pelkkä ajankohdan ja tilan varaus, vai pystyykö seurakuntalainen varaamaan tilaisuuteensa mahdollisesti myös haluamansa papin? Lisäksi voidaan määritellä, kirjautuvatko esimerkiksi seurakuntalaisten tekemät varaukset alustaviksi varauksiksi vai suoraan vahvistetuiksi varauksiksi.
Katrina Asiointi on tietoturvallinen järjestelmä, jonka käyttöönotto on helppoa
Katrina-ohjelmistoon liitettävällä Asiointi-järjestelmällä seurakuntalaiset voivat toteuttaa mm. kirkollisten toimitusten varauksia sekä tehdä tilavarauksia. Portaalin käyttäjiltä voidaan tarvittaessa edellyttää vahvaa tunnistautumista. Lisäksi järjestelmään voidaan aktivoida aluekohtaiset määritykset esimerkiksi silloin, kun Katrina Asiointi on käytössä seurakuntayhtymällä tai usean kunnan alueella toimivalla seurakunnalla. Tällöin voidaan määrittää, voiko tunnistautunut seurakuntalainen varata järjestelmässä vain oman alueensa tiloja ja työntekijöitä, vai ovatko kaikkien alueiden tilat ja työntekijät vapaasti varattavissa.
Katrina Asiointi -järjestelmän käyttöönotto toteutetaan tyypillisesti askel kerrallaan, jolloin järjestelmään avataan ensimmäisessä vaiheessa yhdestä kolmeen palvelua. Seurakunta päättää itsenäisesti, mitkä palvelut se haluaa ensimmäisenä tarjota seurakuntalaisilleen, ja järjestelmä määritetään näiden päätösten mukaiseksi. Ensimmäisessä koulutuksessa seurakunnalle opetetaan järjestelmän perusperiaatteet ja luodaan järjestelmään sen valitsemat palvelut. Myöhemmin, sähköisen asioinnin tultua tutuksi sekä seurakunnalle että seurakuntalaisille, on sähköisen asioinnin valikoimaa helppo laajentaa uusiin palveluihin.
Katrina Asiointi -järjestelmän hyödyt pähkinänkuoressa
Mitkä sitten ovat Katrina Asiointi -järjestelmän tärkeimmät hyödyt seurakunnan ja seurakuntalaisten arjessa? Jukka Tiihonen tiivistää järjestelmän edut seurakunnille seuraavasti:
• Seurakunta voi itse määritellä, mitkä palvelut se haluaa seurakuntalaisten hyödynnettäväksi.
• Järjestelmä helpottaa seurakunnassa tehtävää työtä ja vapauttaa resursseja.
• Kaikki tiedot tallentuvat järjestelmään, mikä helpottaa seurakunnan tiedonhallintaa.
• Järjestelmää on helppo käyttää.
Seurakuntalaisten tärkeimmiksi hyödyiksi Tiihonen nostaa seuraavat seikat:
• Palvelut ovat seurakuntalaisen saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta.
• Järjestelmä ohjaa seurakuntaa käsittelemään henkilötiedot tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
• Vahvan tunnistautumisen jälkeen seurakuntalaiselle muodostuu järjestelmään omat tunnukset, joilla hän jatkossa voi kirjautua järjestelmään helposti.
• Seurakuntalainen saa tekemistään toimenpiteistä automaattisesti vahvistuksen sähköpostiin ja/tai tekstiviestinä, jolloin tieto on aina hänen saavutettavissaan.
• Järjestelmää on helppo käyttää.
”Katrina Asiointi on monipuolinen ja turvallinen järjestelmä, jonka hyödyt sekä seurakunnalle että seurakuntalaisille ovat saamamme palautteen mukaan huomattavat. Esittelemme Katrina Asiointia mielellämme seurakunnille, joilla järjestelmä ei vielä ole käytössä”, päättää Jukka Tiihonen.
Katrina Asiointi – sähköisen asioinnin järjestelmä seurakuntien työn tueksi.
