Aiemmassa Katrina Laskutusta käsittelevässä artikkelissamme esittelimme Katrinan Laskutus-ominaisuutta. Kyseisessä artikkelissa korostimme myös laskutukseen liittyvien henkilötietojen käsittelyn huolellisuuden tärkeyttä. Tässä artikkelissa käymme läpi Katrina Laskutuksen tärkeimmät rajapinnat.
Katrina Laskutuksella laskun muodostaminen on helppoa ja laskun voi toimittaa asiakkaalle hänen toivomallaan laskuvaihtoehdolla. Monipuoliset toiminnot mahdollistavat laskuttamisen sekä verkkomaksuin että perinteisin paperilaskuin – verkkomaksulla maksettaessa laskutus tapahtuu täysin sähköisesti, jolloin maksuohje lähetetään Katrinasta asiakkaalle sähköpostitse. Viitenumerolliset laskut sen sijaan voidaan lähettää suoraan Katrinasta eKirjeellä, jolloin Posti toimittaa laskun vastaanottajalle.
Katrina-ohjelmistoon on saatavilla perusominaisuuksien lisäksi useita hyödyllisiä lisäominaisuuksia. Katrinan perusominaisuuksiin on sisällytetty tilastointirajapinta Katrinan ja kirkkohallituksen Nuotta-tilastojärjestelmän välille, ja lisäominaisuutena on saatavilla useita eri rajapintoja. Esimerkiksi rajapinnat Kirkon palvelukeskuksen järjestelmään on hyvä ottaa käyttöön Katrina Laskutuksen tueksi, jotta seurakunta pääsee hyödyntämään laskutusominaisuutta parhaalla mahdollisella tavalla. Rajapintojen käyttöönotto tekee Katrinasta entistäkin keskeisemmän järjestelmän seurakunnan perusarjessa – ne tehostavat tietojen siirtymistä automatisoidusti ja vähentävät näin manuaalisen työn tarvetta ja virheiden mahdollisuuksia.
KIPA-kirjanpitorajapinta
Katrinan rajapinta Kirkon palvelukeskukseen (Kipa) tekee tiedonsiirrosta nopeaa. Kun käytössä on Katrina Verkkomaksu (perustuu Paytrailin maksupalveluun – katso artikkelin viimeinen kappale), siirtyvät maksuaineistot tuloutuneista verkkomaksuista Katrinasta suoraan Kipan kirjanpitoon. Kipa-kirjanpitoaineistorajapinta tuo seurakunnalle kustannussäästöjä, sillä rajapinnan avulla maksusuoritusten raportit voidaan toimittaa Kipan kirjanpitoon kustannuspaikka-, tilitystili- ja tulotilitietoineen esimerkiksi viikoittain. Tällöin vältytään muistiotosittein toteutettavalta kirjanpidolta, mikä vähentää manuaalista työtä ja virheiden mahdollisuutta.
Kipa-kirjanpitoaineistorajapinnalla voidaan siirtää kirjanpitoon tiedot myös Katrinalla tehdyistä tarjouslaskuista, jotka asiakas on hyväksynyt ja maksanut seurakunnalle. Tarjouslaskuja hyödynnetään erityisesti Katrina Kyrkogrård -järjestelmässä, mutta niitä on mahdollista toteuttaa myös ilman Kyrkogård-asennusta.
KIPA-myyntireskontra- ja maksupäiväpalauterajapinnat
Katrinaan on saatavilla myyntireskontra- ja maksupäiväpalauterajapinta, joka on kehitetty yhdessä Kirkon palvelukeskuksen kanssa. Myyntireskontra- ja maksupäiväpalauterajapinta laajentaa Katrinan laskutustoiminnon käyttöä luomalla Katrinan viitenumerollisille laskuille automaattisesti reskontratilauksen Kipan järjestelmään. Reskontratilauksen jälkeen Kipa seuraa laskujen tuloutumisen myyntireskontrassaan, tekee tarvittaessa maksumuistutuksen ja hoitaa kirjanpitoon viennit normaalin käytännön mukaisesti. Myyntireskontra- ja maksupäiväpalauterajapinta kertoo, onko asiakasta laskutettu ja koska lasku on maksettu.
Maksupäiväpalauterajapinnalla laskujen maksutiedot tuodaan Katrinaan Kipan SAP-järjestelmästä. Tällöin Katrinaan päivittyvät myös laskujen tilat vastaamaan todellista tilannetta; kun Kipasta saapuu tieto maksetusta laskusta, näkyy kyseisen laskun tila Katrinassa automaattisesti maksettuna. Ajantasaiset maksutiedot ovat nähtävillä useissa Katrina-näkymissä; esimerkiksi Laskujen haku -sivulla ja Asiakaan laskut -näkymissä. Kun lasku tehdään suoraan varauksesta, voidaan laskun tila tarkistaa myös varauksen tarkastelun yhteydessä.
Maventa-rajapinta (Katrina Verkkolasku)
Katrina Verkkolasku on perinteiseen laskutusmalliin verrattuna erittäin kustannustehokas laskutustapa, ja paperittomana palveluna se tukee seurakuntia erinomaisesti myös kestävän kehityksen arvojen toteuttamisessa.
Lain mukaan hankintayksiköllä ja elinkeinonharjoittajalla on oikeus saada pyynnöstä lasku toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta sähköisenä laskuna (Finlex: Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta). Katrina-ohjelmistossa verkkolaskutus on mahdollista Maventa-rajapinnan avulla. Kun Katrinasta lähetetään verkkolasku, välitetään Kipalle myyntireskontrarajapinnalla reskontraseurantapyyntö. Reskontratilauksen jälkeen Kipa seuraa laskujen tuloutumisen myyntireskontrassaan, mikä helpottaa seurakunnan laskutushallintaa.
Maventa-rajapinta mahdollistaa verkkolaskutuksen yhteisöille, kuten kunnille, kaupungeille, yrityksille ja yhdistyksille. Lisäksi se tarjoaa kuluttajalaskutukseen nykyaikaisuutta, kestävyyttä ja kustannustehokkuutta sähköisillä laskuilla. Sähköisiä laskuja, e-laskuja, voidaan toimittaa henkilöille, jotka ovat hyväksyneet verkkopankissaan laskutusvaihtoehdoksi e-laskun.
Paytrail-rajapinta (Katrina Verkkomaksu)
Katrinan verkkomaksulinkillisten ja viitenumerottomien laskujen reskontra toteutuu automaattisesti Katrinan ja Paytrail-rajapinnan välillä. Paytrail-rajapinta sisältää reaaliaikaisen maksuseurannan, jonka ansiosta maksut näkyvät Katrinassa välittömästi. Katrinassa on siis näkyvyys laskun maksusuoritukseen, ja Kipa-kirjanpitorajapinnan kautta aina kirjanpitoaineistoon saakka.
Verkkomaksu Paytrail-rajapinnalla soveltuu kaikkiin Katrinalla laskuttamisen tilanteisiin. Se tuo monipuolisuutta laskutusvaihtoehtoihin ja helpottaa seurakunnan laskutusprosessia. Seurakunta voi edellyttää palvelua tilaavalta asiakkaalta suoramaksua tai se voi toimittaa maksajalle maksulinkin jälkikäteen. Suoramaksua käytettäessä asiakas maksaa maksun suoraan tilauksen yhteydessä. Jos maksulinkki toimitetaan jälkikäteen, toimitetaan lasku asiakkaalle sähköpostiin.
Laskutustapana Paytrail-rajapinta ja verkkomaksu tarjoaa joustavuutta ja kustannustehokkuutta seurakunnalle ja turvallisuutta maksavalle asiakkaalle. Paytrail-rajapinnan käyttö on auttanut seurakuntia säästämään laskutuskuluissa huomattavia summia niin suorina kustannuksina kuin työajansäästönäkin. Asiakkaalle maksaminen taas on helppoa ja nopeaa hoituen missä tahansa ja myös mobiilisti.