Katrinan Vahva tunnistautuminen pitää rippikoululaisen tiedot varmasti turvassa

Kahdeksannen luokan aikana se tapahtuu – rippikoulumerkintöjen kerääminen, kirkon toimintaan tutustuminen, rippileirille osallistuminen ja nuoren aikuistumisen ehkäpä ensimmäinen askel: konfirmaatio. Ennen tätä lähes koko vuoden kestävää, vanhemmille varmasti hieman haikeaakin matkaa, huoltajan on kuitenkin pitänyt ilmoittaa oma nuorensa rippikouluun. Katrina Ilmoittautumisen Vahvalla tunnistautumisella rippikouluun ilmoittautuminen hoituu helposti, varmasti ja etenkin turvallisesti.

Vahva tunnistautuminen varmistaa henkilötietojen turvallisen käsittelyn

Katrina Ilmoittautumisen avulla voidaan luoda sähköisiä ja varmatoimisia lomakkeita esimerkiksi rippikouluilmoittautumista varten. Ilmoittautumislomakkeen voi julkaista nettisivuilla, liittää linkkinä sähköpostiin tai linkittää vaikkapa eri sosiaalisen median kanaviin, josta lomake on helposti löydettävissä ja näppärästi täytettävissä. Kun Katrina Ilmoittautumiseen yhdistetään Vahva tunnistautuminen -ominaisuus, on ripari-ilmoittautuminen paitsi helppoa, myös varmaa, ja etenkin turvallista.

Rippikouluun ilmoittautuminen Katrinan Vahvan tunnistautumisen kautta on turvallista niin GDPR:n, tietosuojan kuin tietojen päivitettävyydenkin näkökulmista. Pankkitunnuksilla kirjautuessa Katrinaan syntyy asiakaskortti, joka luo pohjan seurakuntalaisen asiakkuudelle – jos seurakuntalainen asioi seurakunnan kanssa vain kertaluonteisesti, poistuvat hänen tietonsa järjestelmästä asian käsittelyn päättymisen ja määritellyn aikarajan jälkeen, mutta jos seurakuntalaisella on jatkuvampaa asiointitarvetta seurakunnan kanssa, tallentuvat hänen tietonsa järjestelmään. Tällöin asiakkaan tiedot ovat ainoastaan niiden seurakunnan työntekijöiden hallinnoitavissa, joilla on oikeus kyseisiin tietoihin päästä työnsä puolesta käsiksi.

Usein rippikouluun ilmoittautuminen tapahtuu konfirmaatiota edeltävänä syksynä. Talven aikana perheissä voi kuitenkin tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat myös tulevaan rippileiriin – kaverisuhteissa, perhetilanteessa tai esimerkiksi nuoren terveydessä voi tapahtua muutoksia, jotka voivat vaikuttaa jo annettuihin tietoihin tai leiritoiveisiin. Tällöin henkilötietoja on päivitettävä muuttuneen tilanteen edellyttämällä tavalla, ja vahva tunnistautuminen huolehtii jälleen kaikista tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvistä vaatimuksista, jotka eivät useinkaan toteudu säädösten vaatimalla tavalla esimerkiksi rekistereitä manuaalisesti hallinnoitaessa. 

Leirijärjestelyt tehostuvat Vahvalla tunnistautumisella ja Leirikortti-ominaisuudella

Usein seurakunnat tarjoavat nuorille erilaisia rippikoulumuotoja – nuoret voivat halutessaan hakeutua vaikkapa vaellus-, laskettelu- tai päiväriparille. Erilaisten leirimuotojen, kullekin leirille ilmoittautuneiden nuorten sekä heidän kaveritoiveensa yhteensovittaminen ovat palapelejä, jotka ilman Katrinan apua voivat olla hankalastikin yhteen soviteltavia. Katrinan avulla leirien ja tapahtumien järjestely sen sijaan on helppoa, sillä ohjelman automaattisten toimintojen avulla Katrina jakaa nuoret ryhmiin huomioiden kaveritoiveet, leiriajankohdan sekä leirimuodon. Sähköisellä järjestelmällä saadaan myös varmistettua se, että tiedot ovat asianmukaisesti täytetty haluttuun ajankohtaan mennessä.

Leirikortti-ominaisuudella voidaan luoda räätälöityjä ja tietoturvallisia ilmoittautumislomakkeita sekä nuorille että heidän huoltajilleen. Tarvittaessa käytettävillä lisäkysymyksillä voidaan kerätä yksilöllisiä tietoja ryhmä- ja roolikohtaisesti. Seurakunnan työntekijä voi ohjata ilmoittautujia tai huoltajia päivittämään ja vahvistamaan itse sähköisen leirikortin tietoja – henkilöitä voidaan kutsua täydentämään omia tietojaan jopa juuri ennen leirin tai tapahtuman alkamista. Tietojen päivittäminen edellyttää tunnistautumista, joten Vahvan tunnistautumisen myötä on aina tiedossa, kuka ilmoittaa tiedot järjestelmään. Leirikortin avulla rekisteröityneille henkilöille voidaan myös lähettää sähköposti ja pyytää hyväksyntä esimerkiksi ryhmävalinnalle tai laskutusperusteille.

Laskutus ja viestintä helpottuu Vahvan tunnistautumisen avulla

Vahvalla tunnistautumisella rippileirien laskutus käy helposti sekä seurakunnan työntekijän että seurakuntalaisen näkökulmasta. Tarvittaessa koko rippikouluryhmän laskutus voidaan hoitaa Katrina-järjestelmästä massalaskutuksena sähköisesti yhdellä napin painalluksella työlään paperilaskujen lähettämisen sijaan. Paperilaskuista luopuminen on paitsi kustannustehokasta, myös kestävän kehityksen mukaista. Sähköisesti laskutettaessa seurakuntalainen saa sähköpostiinsa maksulinkin tai vaihtoehtoisesti PDF-muotoisen laskun sähköpostin liitteenä.

Seurakuntalaisen maksettua laskun maksutiedot siirtyvät lisätilattavalla Kipan kirjanpitorajapinnalla suoraan Kirkon palvelukeskuksen kirjanpitoon. Tämä automatisoi jälleen yhden virheherkän työvaiheen, kuin maksutietoja ei tarvitse siirtää manuaalisesti järjestelmästä toiseen. Lisäksi Kirjuri-rajapinnalla rippikoululaisen tiedot siirtyvät Katrinasta kirkon jäsentietojärjestelmä Kirjuriin, jälleen ilman manuaalista työtä. Kirjuriin voidaan tallentaa esimerkiksi rippikoululaisten rippikoulu- ja konfirmaatiomerkinnät yhdellä napin painalluksella, mikä helpottaa seurakunnan toimistosihteerin työtä poistaen jälleen virheiden mahdollisuuden. Lisäksi Katrinan avulla seurakunnan työntekijän on helppo viestiä vaikkapa sähköpostitse tai tekstiviestitse nuorelle itselleen tai vanhemmille joko yksittäin tai massaviestein, eikä tällöin perinteistä ja hidasta paperipostitusta tarvita lainkaan.

Katrina Ilmoittautumisella, Vahvalla tunnistautumisella ja Leirikortilla voidaan tarjota sulava käyttökokemus seurakuntalaisille, minkä lisäksi seurakunnan työntekijöiden työskentelymukavuus paranee ja työaikaa säästyy. Lisäksi sähköinen järjestelmä sujuvoittaa työtä ja tiedon välitystä, poistaa manuaalisia työvaiheita ja minimoi näin inhimillisen virheen riskin. Katrina-ohjelmisto helpottaa myös viestimistä sekä yksilöille että massoille. Lisäksi, kun käytössä on Leirikortti ja rajapinnat Kipaan sekä Kirjuriin, tehostuvat Katrinan hyödyt entisestään. Laskutus hoituu kestävän kehityksen mukaisesti sähköisesti yhdellä napin painalluksella, ja tiedot siirtyvät reaaliaikaisesti eri järjestelmien välillä mahdollistaen molempien järjestelmien suurimpien etujen hyödyntämisen.

Tervetuloa tutustumaan Katrinan hyödyllisiin ominaisuuksiin helposti Teamsin välityksellä! Voit varata henkilökohtaisen aikasi ottamalla yhteyttä omaan Katrina-yhteyshenkilöösi tai osoitteeseen myynti.katrina@vitecsoftware.com.