Jatkuva laskutus

Toistuvien laskujen hallintaa suoraan Katrina Asiakasrekisteristä

Monessa seurakunnassa samoja laskuja tehdään kuukausittain tai vuosittain yhä uudelleen. Asiakkaat, tuotteet ja laskutiedot joudutaan usein tarkistamaan tai syöttämään jokaisen laskutuskerran yhteydessä. Katrina Jatkuva laskutus vähentää tätä työtä merkittävästi. Asiakkaat voidaan ryhmitellä laskutuskohteittain, heille voidaan määritellä valmiit laskupohjat ja laskut voidaan muodostaa suurelle joukolle asiakkaita yhdellä kertaa.

Jatkuva laskutus toimii osana Katrina Asiakasrekisteriä ja hyödyntää Katrinan muita laskutusominaisuuksia. Laskut muodostetaan samassa järjestelmässä, jossa asiakastiedot jo ovat. Kun asiakastiedot, laskupohjat ja laskutushistoria sijaitsevat samassa kokonaisuudessa, erillisiä asiakasrekistereitä tai Excel-pohjaisia ratkaisuja ei tarvita. Tämä vähentää tietojen ylläpitoa useissa järjestelmissä, sujuvoittaa laskutusta ja pienentää virheiden mahdollisuutta.

Katrina Jatkuvan laskutuksen ominaisuudet

Jatkuva laskutus helpottaa säännöllisesti toistuvien laskujen hallintaa ja muodostamista. Se hyödyntää seurakunnan asiakasrekisterissä jo olevia tietoja ja auttaa hoitamaan laskutuksen yhdenmukaisesti tutussa Katrina-käyttöliittymässä.

Laskutusryhmät

Asiakkaat voidaan liittää haluttuihin laskutusryhmiin esimerkiksi vuokrakohteen, kerhon tai muun palvelun perusteella. Laskutusajankohdan koittaessa ryhmän asiakkaat voidaan hakea suoraan asiakasrekisteristä ja muodostaa laskut koko ryhmälle yhdellä kertaa. Näin asiakasrekisterin tietoja voidaan hyödyntää tehokkaasti ilman erillisiä laskutusrekistereitä.

Valmiit laskupohjat

Jokaiselle asiakkaalle voidaan määrittää laskupohja, joka sisältää esimerkiksi laskun nimen, tuotteet ja tuoterivit, maksuehdot, laskuttajan tiedot sekä tiliöintitiedot. Valmiiden laskupohjien ansiosta samoja tietoja ei tarvitse syöttää uudelleen jokaisella laskutuskerralla. Samalla laskupohjat yhdenmukaistavat toimintaa ja vähentävät manuaalisesta työstä aiheutuvien virheiden mahdollisuutta.

Laskujen massaluonti

Kun laskutettava asiakasryhmä on valittu, Katrina muodostaa laskuaihiot automaattisesti asiakkaiden laskupohjien perusteella. Laskut voidaan tarkistaa ja tarvittaessa täydentää ennen lähetystä, jolloin käyttäjällä säilyy hallinta koko laskutusaineistoon. Laskujen massamuodostus ja massalähetys nopeuttavat erityisesti suurten asiakasryhmien laskuttamista.